Toda empresa usa software para gerenciar processos de negócios, comunicar-se com funcionários, clientes e fornecedores, dentre outros propósitos.
E quando sua organização compra um programa, um contrato de licença de software é estabelecido com o licenciante. Esses Contratos de Licença de Usuário Final (EULA) definem as maneiras as quais o produto pode ser usado, além dos direitos do licenciante em caso de quebra de normas.
Hoje, as organizações contam com várias soluções de software espalhadas em departamentos, dispositivos, redes distribuídas e nuvem.
E quanto maior a quantidade de programas, mais difícil é a missão de verificar se todos os contratos estão sendo devidamente cumpridos.
Então, para evitar os riscos legais e financeiros que podem advir da violação dos EULAs (Acordo de licença do usuário final), as organizações devem realizar o gerenciamento de licença de software.
O que é uma licença de software e como funciona?
Uma licença de software é um contrato entre a entidade que criou e forneceu um aplicativo, código-fonte ou produto relacionado e seu usuário final. O principal objetivo do documento é proteger a propriedade intelectual do desenvolvedor de software.
Uma licença de software também define os direitos do usuário final, como instalação, garantias e responsabilidades.
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Tipos de licenças de software
Praticamente todos os softwares têm algum tipo de licença anexada, seja o programa instalado diretamente no desktop ou no dispositivo digital.
Um dos primeiros passos que você deve tomar no gerenciamento de licenças é entender os termos contratuais relacionados ao tipo de licenças de software que sua empresa está usando.
Os tipos de licença variam de acordo com a plataforma e são um pouco padronizados. Os mais comuns são:
- Por dispositivo ou CPU: destinado apenas a uma única máquina, seja um usuário final ou um dispositivo de data center;
- Por usuário: restrito a um usuário específico que pode usá-lo em vários dispositivos (como desktop e laptop), exige que o usuário faça login para confirmar sua identidade;
- Por rede: abrange todas as máquinas que estão em uma única rede específica
- Por assinatura: gerenciada por uma assinatura para usuário ou dispositivo, geralmente tem uma data de expiração;
- General Public License (GPL): pode ser usado, compartilhado, copiado e modificado gratuitamente (freeware).
Por que o licenciamento de softwares é importante?
Ao comprar um software, toda empresa concorda com o contrato de licenciamento fornecido. Isso implica que todas as regras definidas nele serão cumpridas por ambas as partes.
E em caso de descumprimento, há punições previstas. Por exemplo, os editores de software da Adobe e da Microsoft auditam periodicamente os softwares de seus clientes para detectar, controlar e prevenir pirataria, violação de direitos autorais e uso ilegal.
Falhar em uma dessas auditorias pode significar danos irreversíveis à reputação de uma empresa, multas pesadas e possíveis ações legais.
Portanto, para evitar as consequências de falhar em uma auditoria de conformidade, as empresas precisam garantir a conformidade das licenças o tempo todo.
E isso é possível por meio do Gerenciamento de Licença de Software.
O que é Gerenciamento de Licença de Software?
O gerenciamento de licenças de software envolve o processo de redução, documentação e controle dos custos totais de TI. Resumindo, trata-se de um plano para ajudá-lo a monitorar e manter todas as várias licenças de software da sua organização.
Benefícios do gerenciamento de licenças de software
Organizações que possuem um gerenciamento de licenças de software ativo obtêm benefícios em diferentes áreas. Confira a seguir.
Reduza custos, aumente os lucros
A maioria das empresas tem uma ampla gama de softwares e licenças em uso todos os dias. Mas, você realmente sabe o que está sendo usado, quando, por que e por quem?
Um sistema de gerenciamento de licenças permite que as empresas tenham uma visão e compreensão claras das licenças e direitos que possuem e como estão sendo usados dentro da empresa.
Em resumo, com o gerenciamento é possível:
- Descobrir as licenças que não estão sendo usadas;
- As que estão sendo usadas de forma inadequada ou por pessoas erradas;
- Onde apenas alguns aspectos de uma licença estão sendo usados.
O gerenciamento de licenciamento de software permite a realocação, se relevante, para outros membros da equipe ou a reavaliação de certas partes de um contrato de licença, reduzindo assim os custos e aumentando os lucros.
Além disso, o gerenciamento oferece uma melhor compreensão de quantas e quais tipos de licenças são necessárias. Você deve comprar por pessoa, por PC ou analisar a aquisição de licenças por volume?
Você saberá exatamente o que precisa e economizará dinheiro na hora de comprar suas licenças.
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Orçamento previsível
Os custos de software tornam-se mais previsíveis e fáceis de prever com o gerenciamento adequado. Você terá novos insights sobre como suas necessidades de licenciamento se alinham com seus objetivos gerais de negócios.
Conformidade de software
O gerenciamento de licenças de software ajuda as empresas a garantir que estejam em conformidade com os contratos de licença. Com tantos softwares sendo usados em grandes empresas, é fundamental garantir que todos os usuários estejam usando o software conforme permitido pelo fornecedor do software.
No caso de uma auditoria de software, essas informações podem manter as empresas protegidas de questões de não conformidade, incluindo multas e processos.
Melhor segurança cibernética
Softwares piratas e versões de software mais antigas com recursos de segurança desatualizados fornecem pontos de entrada para ransomware e outros malwares.
Nesse sentido, um Gerenciamento de Licenças de Software eficaz pode melhorar a segurança cibernética identificando, reduzindo ou mesmo eliminando software não autorizado e sub-protegido de sua propriedade de TI.
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Benefícios futuros
O gerenciamento oferece uma visão melhor sobre suas necessidades futuras de software. Em vez de comprar todos os softwares e atualizações mais recentes disponíveis, você poderá decidir exatamente qual software é necessário e quando precisará dele.
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