O SharePoint, integrado ao pacote Office 365 da Microsoft, é uma poderosa plataforma de aplicação web projetada para fornecer suporte abrangente às organizações.
Além de seu papel fundamental como Intranet, o SharePoint oferece uma gama de recursos flexíveis que promovem a comunicação integrada, armazenamento eficiente de arquivos e o desenvolvimento de soluções personalizadas.
SharePoint online vs. SharePoint server
O SharePoint está disponível em duas formas distintas: Online e Server. A escolha entre essas opções implica considerações estratégicas.
O SharePoint Online, baseado em nuvem, oferece flexibilidade e acessibilidade remota, enquanto o SharePoint Server, instalado localmente, proporciona controle total sobre a infraestrutura.
A decisão deve ser orientada pelas necessidades específicas e pelos requisitos de segurança da empresa.
Vantagens do SharePoint para empresas
A seguir, listamos as principais vantagens do SharePoint para as empresas.
Compartilhamento simples
O SharePoint facilita o compartilhamento de informações entre usuários internos e externos, incluindo a criação de calendários compartilhados para simplificar o gerenciamento de tarefas.
Colaboração Fácil
Ferramentas como biblioteca de documentos, formulários automatizados e gerenciamento de tarefas de equipe promovem uma colaboração eficaz no ambiente corporativo. Isso não apenas reforça a produtividade, mas também fortalece os laços entre os membros da equipe.
Intranet
A Intranet do SharePoint emerge como a principal aplicação, proporcionando uma área estruturada para compartilhar informações cruciais da empresa.
Desde informativos e políticas até dados sobre aniversários e novos colaboradores, a Intranet estimula a coesão da equipe, promovendo um ambiente integrado e aumentando a produtividade.
Gerenciamento de arquivos e tarefas
O uso do SharePoint em departamentos específicos simplifica o gerenciamento de documentos e tarefas.
Ao centralizar ferramentas do Microsoft 365, como Word, Excel e PowerPoint, em um ambiente colaborativo, os processos se tornam fluidos.
A integração com fluxos de trabalho e plataformas como Microsoft Teams torna o acompanhamento de projetos eficiente e a entrega mais rápida.
Redução de custos
A integração do SharePoint com o pacote Office 365 elimina a necessidade de investir em várias soluções de software separadas. Com uma única plataforma, a empresa economiza em licenças, atualizações e treinamento, consolidando os custos de software.
Além disso, ao consolidar dados sensíveis em uma plataforma segura, as empresas evitam custos associados a violações de segurança, recuperação de dados e possíveis penalidades regulatórias.
Segurança no compartilhamento de dados
Estratégias como autenticação multifator e configuração de termos de uso garantem a segurança no acesso de convidados, protegendo os dados sensíveis da organização.
Histórico de versão
Permite o acesso ao histórico de todas as versões de arquivos, facilitando a recuperação de dados e a organização do ambiente de trabalho.
Economia de espaço
A organização centralizada de informações no SharePoint evita a sobrecarga de documentos, economizando espaço e garantindo acesso escalável e seguro em nuvem.
Acesso remoto facilitado
Permite o acesso remoto de qualquer lugar do mundo, aumentando a velocidade na busca de arquivos e proporcionando uma resposta rápida nas trocas de documentos.
Sites para grupos
Criação de locais dedicados a projetos, equipes ou departamentos, facilitando a colaboração.
Automação de Processos
Promoção de experiências digitais avançadas com formulários e fluxos de trabalho personalizados.
Integração com o Microsoft Teams
O SharePoint potencializa o uso eficiente do Microsoft Teams, melhorando ainda mais a colaboração e comunicação entre profissionais. A integração permite criar portais de informação e transformar o sistema de gestão documental em uma intranet autêntica.
Ele emerge como uma ferramenta multifacetada, transcendendo a simples gestão de documentos. Ao adotar estrategicamente seus recursos, as empresas podem otimizar processos, fortalecer a colaboração e alcançar uma eficiência operacional que se traduz em resultados tangíveis.
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